Privacyverklaring

Dit is de privacyverklaring van Proxxius, gevestigd te Renesselaan 117, 5035BC Tilburg  (hierna: “wij”, “ons” of “onze”). In deze verklaring geven wij je inzicht in de persoonsgegevens die wij verwerken van (potentiële) klanten, websitebezoekers en andere betrokkenen. We leggen uit voor welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken en hoe wij daar zorgvuldig mee omgaan.

Als webdevelopmentbedrijf en verwerkingsverantwoordelijke hechten wij grote waarde aan transparantie en zorgvuldigheid. Daarom verwerken en beveiligen wij persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid. Wij houden ons hierbij aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Wij raden je aan deze privacyverklaring aandachtig door te nemen.

Wijze van verkrijging van persoonsgegevens

Wanneer je gebruikmaakt van onze website of onze (online) diensten, laat je bepaalde gegevens bij ons achter. Dit kunnen persoonsgegevens zijn: gegevens die direct of indirect naar je te herleiden zijn. Wij verwerken en gebruiken uitsluitend de persoonsgegevens die je zelf aan ons verstrekt, of waarvan bij opgave duidelijk is dat deze aan ons worden doorgegeven voor verwerking.

Wij kunnen op de volgende manieren persoonsgegevens van je verzamelen:

• Wanneer je via onze website persoonsgegevens aan ons verstrekt, bijvoorbeeld via het contact- of offerteformulier;
• Wanneer je contact met ons opneemt via e-mail, telefoon of WhatsApp (bijvoorbeeld via een knop op onze website);
• Wanneer je je aanmeldt voor onze nieuwsbrief of andere commerciële communicatie (indien van toepassing);
• Wanneer je met ons communiceert over het aangaan van een abonnement, het laten ontwikkelen van een website, of over onderhouds- en hostingdiensten;
• Wanneer automatisch gegevens worden verzameld tijdens je bezoek aan onze website;
• Wanneer je met ons communiceert via social media (zoals LinkedIn, Facebook of Instagram). Daarbij kunnen wij – afhankelijk van je instellingen – persoonsgegevens van je ontvangen;
• Wanneer wij persoonsgegevens over je verkrijgen via derden, zoals samenwerkingspartners of openbare bronnen (waaronder het Handelsregister van de Kamer van Koophandel).

Soorten persoonsgegevens die wij verwerken

Wanneer je gebruikmaakt van onze website en/of diensten, kunnen wij de volgende categorieën van persoonsgegevens van je verwerken:

• Identificatie- en contactgegevens: zoals je voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer en (factuur- en/of service)adres, inclusief postcode en plaatsnaam;
• Opdracht- en communicatiegegevens: gegevens die je verstrekt bij een offerteaanvraag, het afsluiten van een abonnement of tijdens andere communicatie, zoals omschrijvingen van de gewenste websitefunctionaliteiten en correspondentie via e-mail, telefoon of WhatsApp;
• Facturatie- en betalingsgegevens: zoals je IBAN (bankrekeningnummer), BTW-nummer, KvK-gegevens en andere administratieve gegevens die nodig zijn voor facturatie en boekhouding;
• Technische gegevens: zoals je IP-adres, browsertype, apparaatgegevens en informatie over je gebruik van onze website;
• Marketinggegevens: gegevens die je verstrekt bij het aanmelden voor onze nieuwsbrief of andere commerciële communicatie (zoals je naam en e-mailadres), indien van toepassing.

Welke persoonsgegevens wij exact verwerken, hangt af van de aard van je contact met ons en de specifieke diensten waarvan je gebruikmaakt.

Verplichte persoonsgegevens en gevolgen bij niet-verstrekking

Voor sommige diensten of functionaliteiten is het noodzakelijk dat bepaalde persoonsgegevens worden verstrekt. Indien je deze gegevens niet aanlevert, kunnen wij de betreffende dienst niet of slechts gedeeltelijk uitvoeren. Dit geldt met name in de volgende gevallen:

• Bij het invullen van een contact- of offerteformulier op onze website: het verstrekken van je naam en e-mailadres is verplicht. Zonder deze gegevens kunnen wij je aanvraag niet in behandeling nemen of opvolgen;
• Voor het leveren van webdevelopmentdiensten op project- of abonnementsbasis:  om een overeenkomst te kunnen sluiten en de dienstverlening uit te voeren (zoals het bouwen van een website, leveren van hosting of onderhoud), hebben wij bepaalde gegevens nodig, waaronder je contact- en facturatiegegevens, alsmede informatie over de gewenste functionaliteiten. Zonder deze gegevens kunnen wij geen passende dienstverlening bieden;
• Voor het verwerken van betalingen en voldoen aan administratieve verplichtingen: wij hebben onder meer je naam, adres en bankgegevens nodig. Indien je deze niet verstrekt, kunnen wij geen facturen opstellen of betalingen verwerken;
• Voor het correct functioneren van onze website: bepaalde noodzakelijke cookies zijn technisch vereist. Zonder deze cookies kunnen functionaliteiten zoals het verzenden van formulieren mogelijk niet goed werken.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Wij hebben niet de intentie om gegevens te verzamelen over websitebezoekers of andere betrokkenen die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij zij toestemming hebben van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger. Wij kunnen echter niet controleren of een bezoeker daadwerkelijk ouder dan 16 jaar is. Wij raden ouders dan ook aan om betrokken te zijn bij de (online) activiteiten van hun kinderen, om te voorkomen dat er gegevens worden verzameld zonder ouderlijke toestemming.

Als je vermoedt dat wij zonder toestemming persoonsgegevens van een minderjarige hebben verwerkt, neem dan contact met ons op via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring. Wij zullen de betreffende informatie dan zo spoedig mogelijk verwijderen.

Proxxius verwerkt géén bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens zoals bedoeld in artikel 9 of 10 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat wij geen gegevens verwerken over bijvoorbeeld ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, gezondheid, seksuele gerichtheid, strafrechtelijk verleden of het Burgerservicenummer (BSN).

Indien dergelijke gegevens ons toch onverhoopt zouden bereiken, worden deze direct verwijderd en niet verwerkt of opgeslagen.

Geen geautomatiseerde besluitvorming of profiling

Proxxius maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering bij het verwerken van persoonsgegevens. Dit betekent dat er geen beslissingen worden genomen op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerkingen (zoals algoritmes of kunstmatige intelligentie) die rechtsgevolgen of andere aanzienlijke gevolgen voor je kunnen hebben. Alle beslissingen met betrekking tot offertes, klantcommunicatie of dienstverlening worden genomen door bevoegde medewerkers.

Doeleinden van verwerking en bijbehorende grondslagen

Wij verwerken je persoonsgegevens alleen wanneer dat is toegestaan op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Hieronder zie je voor welke doeleinden wij je gegevens verwerken en op basis van welke rechtsgrond.

Beoordelen en verwerken van contact- of offerteaanvragen 

• Doel: Beoordelen en verwerken van contact- of offerteaanvragen (via website of andere kanalen)
• Grondslag: Uitvoering van de overeenkomst of het nemen van precontractuele maatregelen op verzoek van betrokkene 

Aangaan en uitvoeren van overeenkomsten 

• Doel: Aangaan en uitvoeren van overeenkomsten voor websitebouw, hosting of onderhoudsdiensten 
• Grondslag: Uitvoering van de overeenkomst 

Verwerken van facturatiegegevens 

• Doel: Verwerken van facturatiegegevens en financiële administratie 
• Grondslag: Wettelijke verplichting en/of uitvoering van de overeenkomst 

Beantwoorden van vragen en verzoeken 

• Doel: Beantwoorden van vragen, verzoeken of klachten via e-mail, telefoon of andere kanalen
• Grondslag: Gerechtvaardigd belang en/of uitvoering van de overeenkomst 

Verzenden van nieuwsbrieven 

• Doel: Verzenden van nieuwsbrieven of andere commerciële berichten aan geïnteresseerden of klanten 
• Grondslag: Toestemming (bij inschrijving) en/of gerechtvaardigd belang (bij bestaande klanten) 

Verwerken van websiteformulieren 

• Doel: Verwerken van persoonsgegevens via websiteformulieren 
• Grondslag: Gerechtvaardigd belang en/of uitvoering van de overeenkomst

Gerechtvaardigde belangen

In sommige gevallen verwerkt Proxxius persoonsgegevens op basis van een gerechtvaardigd belang. Dit betekent dat wij een zorgvuldige belangenafweging maken tussen onze bedrijfsbelangen en je recht op privacy en gegevensbescherming. Daarbij zorgen wij ervoor dat de verwerking proportioneel is, doelgericht plaatsvindt en je belangen niet onnodig worden geschaad.

Onze gerechtvaardigde belangen omvatten onder andere:

• Het efficiënt verwerken en opvolgen van contact- en offerteaanvragen;
• Het onderhouden van klantrelaties en het beantwoorden van vragen via e-mail, telefoon of WhatsApp;
• Het optimaliseren van onze dienstverlening en werkprocessen, bijvoorbeeld in het kader van abonnementen of doorontwikkeling van functionaliteiten;
• Het beveiligen van onze digitale infrastructuur, systemen en klantgegevens tegen misbruik, verlies of onbevoegde toegang;
• Het verzenden van servicegerichte of commerciële berichten aan bestaande klanten over soortgelijke diensten, zoals updates over hosting of onderhoud (direct marketing).

Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen verwerkingen die plaatsvinden op grond van ons gerechtvaardigd belang. Hoe je dat doet, lees je verderop in deze privacyverklaring onder het kopje Rechten van betrokkenen.

Delen van persoonsgegevens met derden

Wij delen je persoonsgegevens uitsluitend met derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, of wanneer je daarvoor expliciet toestemming hebt gegeven. In alle gevallen nemen wij passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen. Waar nodig sluiten wij verwerkersovereenkomsten met externe partijen, en beperken wij de verstrekking van gegevens tot het strikt noodzakelijke.

Wij maken onder andere gebruik van de volgende (categorieën van) derden:

• Webhosting en serverbeheer: De websites die wij ontwikkelen worden gehost via onze reselleromgeving bij Hoasted, op Litespeed Enterprise servers binnen de EER. Elke klant heeft daarbij een eigen geïsoleerde servercontainer. Persoonsgegevens die via formulieren op de website worden ingevuld, worden verwerkt binnen deze omgeving.
• DNS- en beveiligingsbeheer: Voor alle websites die wij beheren, gebruiken wij Cloudflare voor DNS-beheer en aanvullende beveiligingslagen (zoals DDoS-bescherming en caching), waaronder Turnstile voor spampreventie bij formulieren. Cloudflare verwerkt technische gegevens zoals IP-adressen.
• Betalingen en facturatie: Wij maken gebruik van Stripe voor het verwerken van abonnementsbetalingen en eenmalige facturen. In Stripe worden onder meer klantnaam, bedrijfsnaam, BTW-nummer, e-mailadres en adresgegevens verwerkt ten behoeve van de facturatie.
• E-maildiensten: Voor onze e-mailcommunicatie maken wij gebruik van Zoho Mail (gehost binnen de EU). Ook contactformulieren op onze website worden via Zoho als e-mailbericht afgeleverd.
• Analysetools: Op onze websites en de websites van klanten maken wij gebruik van Independent Analytics PRO, een cookieloze, privacyvriendelijke analysetool. De data wordt opgeslagen binnen onze eigen WordPress-installatie of, waar van toepassing, die van de klant en is voor de klant inzichtelijk via het CMS of als rapport.

Let op: bij een aantal uitbreidingsmodules (zoals boekingstools, nieuwsbrieffunctionaliteit of transactie-e-maildiensten) worden licenties en/of abonnementen afgesloten door de klant zelf. Proxxius integreert deze tools technisch, maar is geen verwerkingsverantwoordelijke voor de externe dienst zelf. De klant is verantwoordelijk voor het naleven van de privacyregels van die specifieke dienst.

Doorgifte van persoonsgegevens buiten de EU

In principe verstrekken wij geen persoonsgegevens aan partijen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Mocht doorgifte toch noodzakelijk zijn (bijvoorbeeld doordat een onderaannemer gebruikmaakt van servers buiten de EER), dan zorgen wij ervoor dat dit gebeurt in overeenstemming met de AVG.

In dat geval treffen wij één of meer van de volgende passende waarborgen:

• Het gebruik van door de Europese Commissie goedgekeurde Standard Contractual Clauses (SCC’s);
• Een adequaatheidsbesluit voor het betreffende derde land;
• Of andere passende technische en organisatorische maatregelen die een gelijkwaardig beschermingsniveau waarborgen.

Rechten van betrokkenen

Als je vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens wij van je verwerken, kun je te allen tijde contact met ons opnemen. De contactgegevens vindt je onderaan deze privacyverklaring.

Als betrokkene heb je op grond van de AVG de volgende rechten:

• Recht op inzage: je hebt het recht om inzage te verkrijgen in de persoonsgegevens die wij van je verwerken.
• Recht op rectificatie: je hebt het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren of aanvullen.
• Recht op verwijdering (recht op vergetelheid): je kunt ons verzoeken om je persoonsgegevens te verwijderen in situaties waarin wij deze niet langer nodig hebben of wanneer je je toestemming intrekt (indien dat de grondslag is).
• Recht op beperking van de verwerking: in bepaalde gevallen kun je verzoeken om de verwerking van je persoonsgegevens tijdelijk te beperken (bijvoorbeeld tijdens een bezwaar- of correctieverzoek).
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien wij je persoonsgegevens verwerken op basis van toestemming of een overeenkomst, en de verwerking geautomatiseerd plaatsvindt, heb je het recht om je gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machine leesbaar formaat te ontvangen en aan een andere partij over te dragen.
• Recht van bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens, met name wanneer deze plaatsvindt op grond van ons gerechtvaardigd belang.
• Recht op intrekking van toestemming: indien je ons toestemming hebt gegeven voor een bepaalde verwerking, kun je deze toestemming op elk moment weer intrekken. De verwerking tot aan het moment van intrekking blijft rechtmatig.

Je kunt je rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via de contactgegevens onderaan deze verklaring. Wij reageren binnen uiterlijk twee weken op je verzoek, conform de eisen van de AVG.

Websites van derden & social media-buttons

Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden waarnaar op onze website wordt verwezen, bijvoorbeeld via hyperlinks. Proxxius heeft geen controle over de inhoud of werking van deze externe websites en aanvaardt geen aansprakelijkheid voor de wijze waarop deze partijen omgaan met je persoonsgegevens. Wij raden je aan om altijd de privacyverklaring van de betreffende website te raadplegen voordat je daar persoonsgegevens verstrekt.

Op onze website kunnen ook knoppen staan naar socialmediaplatforms, zoals LinkedIn, Instagram of Facebook. Wanneer je op zo’n knop klikt, wordt je doorgestuurd naar onze bedrijfsprofielen op het desbetreffende platform. Deze platforms verwerken gegevens overeenkomstig hun eigen privacybeleid, waar wij geen invloed op hebben. Ook hier geldt dat wij je adviseren om de privacyverklaring van het betreffende platform goed door te nemen voordat je er gebruik van maakt.

Bewaartermijnen van persoonsgegevens

Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. Hieronder geven wij per categorie aan hoe lang wij je gegevens bewaren: 

Contactaanvragen en communicatie 

• Welke gegevens: e-mail, telefoon, WhatsApp, projectinformatie 
• Bewaartermijn: Tot 2 jaar na het laatste contact 
• Reden: Voor opvolging van aanvragen, offertes en relatiebeheer 

Gegevens in het kader van abonnementen of projectmatige dienstverlening 

• Welke gegevens: naam, contactgegevens, klantinhoud, opdrachtinformatie 
• Bewaartermijn: Tot 5 jaar na afronding van de dienstverlening 
• Reden: Voor eventuele ondersteuning, herhaalopdrachten of bewijsdoeleinden 

Factuur- en betaalgegevens 

• Welke gegevens: naam, adres, btw-nummer 
• Bewaartermijn: Minimaal 7 jaar 
• Reden: Wettelijke fiscale bewaarplicht (Belastingdienst) 

Technische gegevens 

• Welke gegevens: IP-adres, websitegebruik 
• Bewaartermijn: Maximaal 26 maanden 
• Reden: Voor beveiliging, spamfiltering en functionele analyse

Indien je eerder wenst dat je gegevens worden verwijderd, kunt je daarvoor een verzoek indienen via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring. Wij beoordelen elk verzoek conform de eisen van de AVG.

Cookies & Tracking

Geen gebruik van cookies

Op de website van Proxxius worden géén cookies geplaatst, ook geen analytische of trackingcookies. Wel maken wij gebruik van Independent Analytics Pro, een privacy vriendelijke analysetool die géén cookies plaatst en geen persoonsgegevens verwerkt. Hierdoor kunnen wij op anonieme wijze inzicht krijgen in het gebruik van onze website, zonder dat dit leidt tot identificatie van individuele bezoekers. Meer informatie over deze tool vind je op: https://independentwp.com/features/privacy/. Er worden uitsluitend technieken gebruikt die noodzakelijk zijn voor de werking van de site (zoals spambeveiliging met Cloudflare Turnstile), maar deze zijn ook niet tot individuele gebruikers te herleiden en vallen niet onder de cookievereisten uit de Telecommunicatiewet.

Wat betekent dit voor je?

• Je hoeft geen toestemming te geven voor cookies bij het bezoeken van onze website;
• Wij slaan geen persoonsgegevens of andere identificerende gegevens op via cookies;
• Je privacy wordt bij het gebruik van onze website volledig gerespecteerd.

Informatie over externe cookies op klantwebsites

Let op: websites die door Proxxius zijn ontwikkeld kunnen – afhankelijk van de wensen van de klant – wél gebruikmaken van cookies of externe tools zoals analysetrackers, boekingssystemen of nieuwsbriefmodules. De klant is in dat geval zélf verantwoordelijk voor het voldoen aan de informatie- en toestemmingsverplichtingen op basis van de AVG en Telecommunicatiewet. Indien van toepassing, integreren wij een cookie-banner of -tool op verzoek.

Zelf cookies beheren?

Wil je cookies op je apparaat uitschakelen of verwijderen, dan kun je dit doen via de instellingen van je internetbrowser. Houd er rekening mee dat bepaalde functionaliteiten op andere websites hierdoor mogelijk minder goed werken. 

Zie voor meer informatie bijvoorbeeld: https://www.consumentenbond.nl/internet-privacy/wat-zijn-cookies

Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring op enig moment te wijzigen of aan te vullen, bijvoorbeeld in verband met wetswijzigingen, technologische ontwikkelingen, of aanpassingen in onze dienstverlening of website.

Wij raden je aan om deze verklaring regelmatig te raadplegen, zodat je op de hoogte blijft van eventuele wijzigingen.

Indien er in de toekomst wijzigingen plaatsvinden in het gebruik van cookies op onze website — bijvoorbeeld als we besluiten bepaalde functionele of analytische cookies te implementeren — dan zullen wij dit opnemen in de cookiesectie van deze privacyverklaring.

Klachtmogelijkheid

Als je vragen of klachten hebt over de manier waarop wij je persoonsgegevens verwerken, kun je altijd contact met ons opnemen via onderstaande gegevens. Wij helpen je graag verder.

Daarnaast heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder: Autoriteit Persoonsgegevens – zie www.autoriteitpersoonsgegevens.nl voor meer informatie.

Contactgegevens

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van je persoonsgegevens kun je contact met ons opnemen via:

Proxxius
Website: https://proxxius.com
Vestigingsadres: Renesselaan 117, 5035BC Tilburg
Ons e-mailadres: [email protected]
Ons telefoonnummer: +31 6 1611 1961
KvK-nummer: 71895698